Haveforeningen SOLSKINs anvendelse af personoplysninger
1. Afgrænsning af Haveforeningens rolle, når det handler om dine persondata
Haveforeningen deler dine medlemsoplysninger med Kolonihaveforbundet, fordi vi anvender det samme medlemssystem. Det betyder, at haveforeningen og Kolonihaveforbundet har et delt data-ansvar for dine oplysninger. Selv om der er tale om de samme oplysninger, så har haveforeningen og Kolonihaveforbundet forskellige selvstændige formål med at behandle dine oplysninger.
Denne beskrivelse omhandler kun Haveforeningens selvstændige behandling af medlemmernes personoplysninger (data-ansvar).
Beskrivelsen handler ikke om:
- Haveforeningernes og kredsenes selvstændige anvendelse af dine oplysninger. Du skal rette henvendelse til din haveforening eller din kreds, hvis du vil høre om haveforeningens/kredsens anvendelse af dine oplysninger.
- Kolonihaveforbundets og haveforeningens aftale om delt dataansvar for dine oplysninger. Dette er reguleret i en aftale om delt data-ansvar indgået mellem foreningen og Forbundet, og beskrives ikke nærmere i denne politik.
- Kolonihaveforbundets behandling af dine oplysninger som følge af en serviceaftale med din haveforening. (Haveforeningen kan mod betaling indgå en serviceaftale med Kolonihaveforbundet om forskellige ydelser (f.eks. salg, forsikring eller økonomi), hvorved Kolonihaveforbundet behandler medlemsoplysningerne yderligere i forbindelse med de opgaver, som Kolonihaveforbundet udfører på vegne af haveforeningen. I så fald reguleres dette af en aftale mellem parterne samt en databehandleraftale. Du skal kontakte foreningen, hvis du ønsker at vide mere om brug af dine personoplysninger i forbindelse med indgåelse af foreningsserviceaftaler.)
2. Haveforeningens principper for selvstændig behandling af dine personoplysninger
Vi behandler overordnet set dine data for at opfylde vores vedtægtsbestemte formål og i nogle tilfælde for at forbedre service og tjenester til medlemmer og Kolonihaveforbund/Kreds, se afsnit 3.
Vi behandler kun dine personoplysninger til disse formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling af personoplysninger i Haveforeningen er primært:
- Lovgivning eller andre retlige forpligtelser, herunder foreningsvedtægter
- Haveforeningens berettigede (legitime) interesse i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- Samtykke
- Kontrakt
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde vores formål eller andre retlige forpligtelser.
I det omfang vi selvstændigt indsamler oplysninger om dig, som ikke umiddelbart er nødvendige for at opfylde Haveforeningens formål eller retslige forpligtelser, beder vi først om dit samtykke. Dette kan eksempelvis være billeder i Haveforeningens Face Book gruppe eller på hjemmesiden. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
3. Hvilke personoplysninger anvender vi
Vi indsamler følgende oplysninger om dig:
Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, havenummer, indmeldelsesdato, oplysninger om dit have samt dit tilhørsforhold til forening og kreds.
Særligt for tillidsvalgte:
Hvis du er formand eller vurderingsmand i en haveforening eller kreds registreres dit tillidshverv af Kolonihaveforbundet, fordi du i den forbindelse tildeles særlige rettigheder i deres system. Øvrige tillidshverv i haveforeninger registreres af foreningen selv.
Hvis du er tillidsvalgt i Forbundet eller deltager i udvalg eller lignede, indsamler Kolonihaveforbundet også cpr. nr. og bank-oplysninger samt oplysninger om udvalgsdeltagelse.
4. Hvad bruger vi oplysningerne til?
Som selvstændig dataansvarlig benytter HF SOLSKIN dine personoplysninger til følgende aktiviteter:
A. Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens vedtægter
- For at hjælpe dig bedst muligt, når vi svarer på henvendelser fra dig, har vi ofte brug for at vide, hvem du er. Andre gange har vi brug for at få kontakt med dig. I disse tilfælde slår vi dig op i medlemssystemet for at kunne yde dig den bedste service.
- For at sikrer dokumentation for aftaler og korrekt betjening af dig gemmer vi sommetider også relevante oplysninger afgivet i telefonsamtaler, sms-beskeder, e-mails og anden kommunikation med dig i en periode, se også afsnit 8.
B. Services som er en konsekvens af dit medlemskab
- Ved forsendelse af varer, dokumenter, nyhedsmails eller lignende benytter vi dine kontaktinformationer (postadresse eller e-mailadresse)
C. Drift af Haveforeningen, herunder udvalg, jf. foreningsvedtægten
- Vi registrerer visse tillidshverv i Haveforeningen (f.eks. medlemmer af bestyrelsen). Registreringen sker dels for at sikre, at det er de valgte personer, som har adgang til diverse udvalg, men registreringen har også et mere praktisk formål, f.eks. udarbejdelse af mail-distributionslister, tildeling af roller og rettigheder i systemer mv.
- Udbetaling af honorar og km-godtgørelse til tillidsvalgte og interne revisorer.
- Som tillidsvalgt i Haveforeningen vil dit navn, dit tilhørsforhold til en kreds og din holdning til forskellige emner fremgå af referater.
- Offentlige kontaktdata på forening offentliggøres på hjemmeside – også hvis du som tillidsvalgt vælger at benytte din private e-mail-adresse til dette.
E. Systemejerskab
- Vi leverer en offentlig hjemmeside, som kun er for medlemmer. For at genkende medlemmer, når de logger ind, trækker hjemmesiden oplysninger fra medlemslisten, når der logges ind.
- Vi anvender internt et digitalt sags arkiv, hvor henvendelser fra medlemmer og foreninger gemmes så længe det er relevant.
5. Hvor kommer oplysningerne om dig fra ?
Oplysninger kommer fra dig selv i forbindelse med din indmeldelse i Haveforeningen.Der indhentes ikke yderligere oplysninger om dig hos myndigheder mv., som ikke allerede er offentligt tilgængelige.
Oplysninger fra cookies
Cookies anvendes på vores hjemmeside og indsamler informationer om dig. Når du bruger hjemmesiden bliver du informeret om placeringen af cookies, herunder anvendelse og formål med de indsamlede data.
6. Hvem modtager oplysningerne om dig?
De oplysninger, som Haveforeningen modtager fra de enkelte medlemmer, deles med Kolonihaveforbundet til deres medlemssystem. Oplysninger om tillidshverv ”modtages” også af kredsene.
Henvendelser på mail mv. som indsendes af medlemmer modtages af Bestyrelsen, som skal behandle henvendelsen.
Bestyrelsen har tavshedspligt om dine personoplysninger.
7. Giver vi dine oplysninger videre ?
Som selvstændig dataansvarlig videregiver vi ikke dine oplysninger til nogen udenfor Haveforeningen, medmindre det følger af lovgivningen eller af en kontrakt,(f.eks. Kolonihaveforbundet). Vi videregiver heller ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande udenfor EU/EØS.
8. Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger og hvornår sletter vi dem ?
Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, som var grunden til, at oplysningerne blev indsamlet.
Forskellige oplysninger har forskellige formål, og derfor har vi forskellige opbevaringsperioder. Vi har udarbejdet kriterier (en fortegnelse) for, hvornår vi sletter forskellige typer af oplysninger i de forskellige aktiviteter, som vi har i Haveforeningen. Vi har indarbejdet rutiner, der sikrer, at vi løbende får slettet de oplysninger, som skal slettes.
9. Sikkerhed
Vi ønsker at beskytte personoplysninger godt og tilstrækkeligt, så uvedkommende ikke får adgang, eller der sker uautoriseret offentliggørelse. Derfor er der overordnet set følgende retningslinjer på kontoret:
- Personoplysninger på papir bevares i aflåste skabe, når de ikke er i brug.
- Personoplysninger på PC er kun tilgængelige ved brug af adgangskode. Det vil sige, at PC er låst, når den ikke er i brug.
Vi foretager løbende back-up af personoplysningerne for at undgå tab af data.
10. Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Du har ret til at få indsigt i hvilke oplysninger, vi behandler, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi gemmer oplysningerne, og hvem der modtager oplysningerne i de sjældne tilfælde, hvor oplysningerne videregives
- Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger. Før vi retter forkerte oplysninger, skal vi dog sikre os, hvem du er.
- Du har ret til at få slettet dine personoplysninger, når vi ikke længere har noget legitimt grundlag for at behandle dem.
- Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (med de begrænsninger der ligger i de legitime behandlingsgrundlag)
- Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid
11.Klage
Hvis du er utilfreds med Haveforeningens behandling af dine personoplysninger kan du klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K eller dt@datatilsynet.dk